Pengertian Administrasi Secara Umum, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi

Pengertian Administrasi – Saat membaca atau mendengar kata “administrasi” (administration), yang ada dalam pikiran kita merupakan sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat. Memang itu tidak salah sebab kegiatan tersebut adalah komponen dari kesibukan administrasi.

Melainkan sebenarnya apa pengertian administrasi itu sendiri, apa tujuan dan fungsi dari kegiatan administrasi hal yang demikian? Di tulisan ini, saya akan mengulas secara lengkap berkaitan administrasi, diantaranya:

  • Penjelasan apa itu administrasi, bagus pengertiannya secara awam ataupun menurut para ahli.
  • Apa tujuan dan fungsi administrasi bagi sebuah organisasi.
  • Apa saja elemen-faktor dalam aktivitas administrasi.
  • Ciri-ciri dan model dari kegiatan administrasi.

Penjelasan berhubungan materi administrasi akan dibahas secara komplit di sini. Jadi, sebaiknya kamu membaca artikelnya hingga akhir ya.

Pengertian Administrasi Secara Umum

Apa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian administrasi merupakan suatu format usaha dan kegiatan yang terkait dengan penguasaan kebijakan agar bisa menempuh sasaran/ tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sungguh-sungguh krusial dalam segala kegiatan sebuah organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai wujud kesibukan yang mencakup catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas merupakan seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk menempuh target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan sukses guna.

Merujuk pada definisi administrasi tersebut kita bisa mengetahui 3 hal penting berikut ini:

  • Administrasi merupakan sebuah seni sekalian progres. Sebagai seni, administrasi memerlukan tips khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu berhubungan dengan situasi, kondisi, waktu, dan daerah.
  • Dalam administrasi terdapat faktor-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan hirarkis, mempunyai tujuan, terdapat tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
  • Administrasi timbul secara beriringan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi hal yang demikian untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Pakar

Beberapa pakar di bidang manajemen membeberkan tentang definisi administrasi, diantaranya yakni:

  1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi merupakan kegiatan perencanaan, pengontrolan, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang mengerjakannya supaya menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.

  1. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

  1. Sondang P. Siagian

Berdasarkan Sondang P. Siagian, arti administrasi merupakan seluruh bentuk dari pengerjaan kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk menempuh tujuan yang diatur sebelumnya.

  1. Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi ialah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, bagus internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta mempermudah untuk mendapatkannya kembali, baik itu beberapa ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

  1. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi yaitu suatu bagian dari ilmu manajemen yang terkait dengan progres pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana profesi tersebut mesti dilaksanakan.

Elemen-Elemen Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada sebagian elemen penting yang mesti ada di sebuah bidang bisnis. Berdasarkan The Liang Gie, ada 8 faktor yang patut ada:

  1. Organisasi

Dalam hal ini, organisasi yakni tempat di mana kegiatan administrasi dilaksanakan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

  1. Manajemen

Manajemen yakni alat utama dalam pengerjaan administrasi. Ada pengatur, pemrakarsa, manajer dan kekuatan operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kategori; top management, middle management dan lower management (mandor).

  1. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Semisal lewat surat, atau warta.

Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas info yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang bagus antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.

  1. Kepegawaian

Ini terkait dengan pemakaian ternaga kerja. Dalam administrasi ada progres yang saling berkaitan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

  1. Keuangan

Ini terkait dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari sistem memperoleh dana sampai pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.

  1. Perbekalan

Terkait dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kesibukan kerja dan mana yang tak.

  1. Tata usaha

Kegiatan tata usaha mencakup kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Elemen tata usaha sungguh-sungguh penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber isu bagi organisasi dalam mengambil keputusan.

  1. Relasi Masyarakat

Kekerabatan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menjadikan undang-undang bagaimana terkait dengan masyarakat terpenting konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi mempunyai beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya yakni:

  1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
  2. Di dalam Administrasi terdapat golongan manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
  3. Administrasi senantiasa berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
  4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau pelaksanaan kerja.
  5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.

Fungsi Administrasi Umum Umum

Berikut ini yakni beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

  1. Perencanaan (Planning)

Planning ialah aktivitas perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

  1. Pembentukan (Organizing)

Organizing yakni aktivitas menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-member dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk menempuh tujuan organisasi hal yang demikian

  1. Kordinasi (Coordinating)

Coordinating yakni beberapa dari fungsi manajemen yang melaksanakan sejumlah kesibukan agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, berbentrokan, kekosongan aktivitas yang dikerjakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terjadwal  dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

  1. Laporan (Reporting)

Reporting ialah kesibukan penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para member organisasi.

  1. Penyusunan Anggaran (Budgeting)

Budgeting merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dikerjakan secara berkesinambungan.

  1. Penempatan (Staffing)

Staffing ialah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber kekuatan manusia dan sumber energi lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan daya kerja, pengembangan, kelengkapan di dalam organisasi hal yang demikian.

  1. Pengarahan (Directing)

Nasihat atau bimbingan yaitu aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi nasehat, saran, instruksi-perintah, agar tugas dikerjakan dengan bagus guna menempuh tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan Administrasi

Menyusun mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengenal apa tujuan aktivitas administrasi itu dikerjakan, ialah:

  1. Tiap-tiap Program Usaha

Info organisasi memerlukan kabar dan data sebagai referensi dalam menyusun program kerja unggulan. Mengevaluasi dan data ini bisa didapat dari aktitivitas administrasi.

Itulah alasannya kenapa cara kerja administrasi semestinya dikerjakan secara sistematis, agar berita dan data yang diperlukan bisa ditemukan dengan gampang.

  1. Kegiatan Kesibukan Organisasi

Via administrasi yang baik akan menolong organisasi untuk mengamati bermacam isu dan data. Aktivitas kabar dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat mengerjakan evaluasi kepada setiap aktivitas yang dijalankan.

  1. Memantau Aktivitas Administrasi

Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga progresnya seharusnya dilaksanakan secara teratur dan sistematis.

Dengan adanya administrasi yang baik, karenanya organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilaksanakan.

  1. Aktivitas Keamanan Kegiatan Usaha

Informasi organisasi atau perusahaan memerlukan kepastian keamanan dalam melaksanakan aktivitas usahanya. Oleh karena itu, tiap organisasi membutuhkan administrasi yang bagus untuk memantau setiap kegiatan, baik dari dalam ataupun dari luar.

Dengan adanya pelaksanaan administrasi, karenanya tiap kegiatan dan transaksi akan tercatat secara terang dan rinci.

Kegiatan Kegiatan Administrasi

Sebagai komplemen artikel ini, kita bisa melihat sebagian contoh wujud administrasi menurut jenisnya:

  1. Kegiatan administrasi kependudukan; pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Model lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
  2. Kegiatan administrasi pengajaran; membikin jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.
  3. Kegiatan administrasi perkantoran; mengurus ketidakhadiran pegawai, membuat surat masuk dan keluarg barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
  4. Kegiatan administrasi keuangan; membikin catatan pembukuan keuangan, membikin faktur, membikin laporan keuangan, dan lain-lain.
  5. Kegiatan administrasi negara; tata tertib tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan, undang-undang dan tata cara pelayanan publik, presiden memegang tentang reshufle kabinet.

Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace

Kegaduhan dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Sedangkan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis ketika administrasi tak berjalan seharusnya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki wujud penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Menurut bila Anda menatanya dengan bagus tentu waktu bisa dipersingkat dan diaplikasikan untuk mengatasi sasaran lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya amat luas dan akan terkait dengan bermacam variasi jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra via Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung bermacam departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.

Mengembangkan itu, bidang ini setidaknya sepatutnya bisa meng-cover sebagian hal berikut ini:

  • Memahami pengertian administrasi
  • Meningkatkan performa staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengendalikan administrasi kantor di beraneka bidang
  • Mengeluarkan standar filing yang tepat
  • Mampu dan memegang aset perusahaan
  • Mampu mengoptimalkan prosedur administrasi
  • Kapabel membatasi dan merencanakan budget administrasi
  • Meski laporan aktivitas perusahaan mulai dari penggajian, aktivitas pengiriman dan lainnya

semacam itu, tugas utama administrator tergantung perusahaan.  pasti bidang ini akan memutuskan efisiensi performa perusahaan di segala departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga karyawan.

Adminisrasi kantor ialah salah satu unsur yang dihubungkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan berita yang diperlukan oleh bermacam-macam departemen sehingga masing-masing job description dan planning tiap-tiap menejemen tercapai.

Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, membangun aturan dan tradisi perusahaan. Kelihatannya, bidang ini seperti sirna ditelan bumi, walaupun administrasi ialah kunci utama kelancaran undang-undang perusahaan.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian administrasi, tujuan, fungsi, elemen-unsur dan ciri-ciri Administrasi yang perlu kita ketahui. Semoga berkhasiat.

Leave a Reply